10 самых популярных функций excel

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

Текст вместо чисел
Отрицательные числа там, где их быть не может
Числа с дробной частью там, где должны быть целые
Текст вместо даты
Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →

Источник

10 основных функций Microsoft Excel для анализа данных

Microsoft Excel предлагает пользователям сотни различных функций и формул для самых разных целей. Если вам нужно проанализировать свои личные финансы или любой большой набор данных, это функции, которые облегчают работу. Кроме того, это экономит много времени и усилий. Однако найти правильную функцию для вашего набора данных может быть очень сложно.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Итак, если вы изо всех сил пытались найти подходящую функцию Excel для анализа данных, то вы попали в нужное место. Вот список некоторых основных функций Microsoft Excel, которые вы можете использовать для анализа данных и повысить свою производительность в этом процессе.

Примечание. Для непосвященных: функции, упомянутые в этом посте, необходимо добавить в строку формул электронной таблицы Excel, содержащей данные, или в ячейку, в которой вы хотите получить результат.

1. СЦЕПИТЬ

=СЦЕПИТЬ — одна из наиболее важных функций для анализа данных, поскольку она позволяет объединять текст, числа, даты и т. д. из нескольких ячеек в одну. Эта функция особенно полезна для объединения данных из разных ячеек в одну ячейку. Например, он удобен для создания параметров отслеживания для маркетинговых кампаний, создания запросов API, добавления текста в числовой формат и ряда других вещей.

В приведенном выше примере я хотел, чтобы месяц и продажи были вместе в одном столбце. Для этого я использовал формулу = СЦЕПИТЬ (A2, B2) в ячейке C2, чтобы получить в результате 700 долларов США.

Формула: = СЦЕПИТЬ (ячейки, которые вы хотите объединить)

2. ЛЕН

=LEN — еще одна удобная функция для анализа данных, которая, по сути, выводит количество символов в любой заданной ячейке. Эту функцию преимущественно можно использовать при создании тегов заголовков или описаний с ограничением по количеству символов. Это также может быть полезно, когда вы пытаетесь найти различия между различными уникальными идентификаторами, которые часто довольно длинные и расположены не в правильном порядке.

В приведенном выше примере я хотел подсчитать цифры количества просмотров, которые я получал каждый месяц. Для этого я использовал формулу =LEN(C2) в ячейке D2, чтобы получить в результате 5.

Формула: = ДЛСТР (клетка)

3. ВПР

=VLOOKUP, вероятно, одна из самых узнаваемых функций для всех, кто знаком с анализом данных. Вы можете использовать его для сопоставления данных из таблицы с входным значением. Функция предлагает два режима сопоставления — точное и приближенное, которое контролируется диапазоном поиска. Если вы установите диапазон в FALSE, он будет искать точное совпадение, но если вы установите его в TRUE, он будет искать приблизительное совпадение.

В приведенном выше примере я хотел посмотреть количество просмотров в определенном месяце. Для этого я использовал формулу = ВПР («Июнь», A2: C13, 3) в ячейке G4 и в результате получил 74992. Здесь «Июнь» — это значение поиска, A2:C13 — это массив таблиц, в котором я ищу «Июнь», а 3 — это номер столбца, в котором формула найдет соответствующие представления для июня.

Единственным недостатком использования этой функции является то, что она работает только с данными, которые были организованы в столбцы, отсюда и название — вертикальный поиск. Итак, если ваши данные расположены в строках, вам сначала нужно преобразовать строки в столбцы.

Формула: =ВПР(искомое_значение, table_array, col_index_num, [range_lookup])

4. ИНДЕКС/СООТВЕТСТВИЕ

Как и функция ВПР, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ удобны для поиска конкретных данных на основе входного значения. ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ при совместном использовании могут преодолеть ограничения ВПР, связанные с получением неправильных результатов (если вы не будете осторожны). Таким образом, когда вы объединяете эти две функции, они могут точно определять ссылку на данные и искать значение в одномерном массиве. Это возвращает координаты данных в виде числа.

В приведенном выше примере я хотел посмотреть количество просмотров в январе. Для этого я использовал формулу = ИНДЕКС (A2: C13, ПОИСКПОЗ («Янв», A2: A13,0), 3). Здесь A2: C13 — это столбец данных, который я хочу, чтобы формула возвращала, «Jan» — это значение, которое я хочу сопоставить, A2: A13 — это столбец, в котором формула найдет «Jan», а 0 означает, что я хочу формула для поиска точного совпадения значения.

Если вы хотите найти приблизительное совпадение, вам придется заменить 0 на 1 или -1. Таким образом, 1 найдет наибольшее значение, меньшее или равное искомому значению, а -1 найдет наименьшее значение, меньшее или равное искомому значению. Обратите внимание, что если вы не используете 0, 1 или -1, формула будет использовать 1, by.

Теперь, если вы не хотите жестко указывать название месяца, вы можете заменить его номером ячейки. Таким образом, мы можем заменить «Jan» в формуле, упомянутой выше, на F3 или A2, чтобы получить тот же результат.

Формула: =ИНДЕКС(столбец данных, которые вы хотите вернуть, MATCH (общая точка данных, которую вы пытаетесь сопоставить, столбец другого источника данных, который имеет общую точку данных, 0))

5. МИНИ-/МАКСИФ

=MINIFS и =MAXIFS очень похожи на функции =MIN и =MAX, за исключением того факта, что они позволяют вам взять минимальный/максимальный набор значений и также сопоставить их по определенным критериям. По сути, функция ищет минимальное/максимальное значение и сопоставляет его с входными критериями.

В приведенном выше примере я хотел найти минимальные баллы в зависимости от пола учащегося. Для этого я использовал формулу =MINIFS (C2:C10, B2:B10, «M») и получил результат 27. Здесь C2:C10 — столбец, в котором формула будет искать баллы, B2:B10 — столбец, в котором формула будет искать критерии (пол), а «M» — это критерии.

Точно так же для получения максимальных баллов я использовал формулу =МАКСЕСЛИ(C2:C10, B2:B10, «M») и получил результат 100.

Формула для МИНИФС: =МИНИФС(минимальный_диапазон, диапазон_критериев1, критерий1,…)

Формула для МАКСЕСЛИ: =МАКСЕСЛИ(максимальный_диапазон, диапазон_критериев1, критерий1,…)

6. СРЕДНИЕ

Функция =СРЗНАЧЕСЛИМН позволяет найти среднее значение для определенного набора данных на основе одного или нескольких критериев. При использовании этой функции следует помнить, что каждый критерий и средний диапазон могут быть разными. Однако в функции =СРЗНАЧЕСЛИ и диапазон критериев, и диапазон суммы должны иметь один и тот же диапазон размеров. Заметили разницу в единственном и множественном числе между этими функциями? Ну, тут нужно быть осторожным.

В этом примере я хотел найти средний балл в зависимости от пола учащихся. Для этого я использовал формулу =СРЗНАЧЕСЛИМН(C2:C10, B2:B10, «M») и в результате получил 56,8. Здесь C2:C10 — это диапазон, в котором формула будет искать среднее значение, B2:B10 — это диапазон критериев, а «M» — это критерии.

Формула: =СРЗНАЧЕСЛИ(средний_диапазон, критерий_диапазон1, критерий1,…)

7. СЧЁТЕСЛИ

Теперь, если вы хотите подсчитать количество случаев, когда набор данных соответствует определенным критериям, вам нужно использовать функцию =COUNTIFS. Эта функция позволяет добавлять в запрос неограниченное количество критериев и, таким образом, упрощает поиск числа на основе входных критериев.

В этом примере я хотел найти количество студентов мужского и женского пола, получивших проходные баллы (т.е. >=40). Для этого я использовал формулу =СЧЁТЕСЛИМН(B2:B10, «M», C2:C10, «>=40»). Здесь B2:B10 — диапазон, в котором формула будет искать первые критерии (пол), «M» — первые критерии, C2:C10 — диапазон, в котором формула будет искать вторые критерии (оценки), и «>=40» — второй критерий.

Формула: =СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_критериев1, критерий1,…)

8. СУММПРОДУКТ

Функция =СУММПРОИЗВ помогает перемножать диапазоны или массивы вместе, а затем возвращает сумму произведений. Это довольно универсальная функция, и ее можно использовать для подсчета и суммирования массивов, таких как СЧЁТЕСЛИМН или СУММЕСЛИМН, но с дополнительной гибкостью. Вы также можете использовать другие функции в SUMPRODUCT, чтобы еще больше расширить его функциональность.

В этом примере я хотел найти общую сумму всех проданных товаров. Для этого я использовал формулу =СУММПРОИЗВ(B2:B8, C2:C8). Здесь B2:B8 — первый массив (количество проданных товаров), а C2:C8 — второй массив (цена каждого товара). Затем формула умножает количество каждого проданного продукта на его цену, а затем складывает все это, чтобы получить общий объем продаж.

Формула: =СУММПРОИЗВ(массив1, [array2], [array3],…)

9. ОТДЕЛКА

Функция =TRIM особенно полезна при работе с набором данных, содержащим несколько пробелов или нежелательных символов. Эта функция позволяет с легкостью удалять эти пробелы или символы из ваших данных, что позволяет получать точные результаты при использовании других функций.

В этом примере я хотел удалить все лишние пробелы между словами Mouse и pad в A7. Для этого я использовал формулу =TRIM(A7).

Формула просто удалила лишние пробелы и выдала результат Коврик для мыши с одним пробелом.

10. НАЙТИ/ПОИСК

Завершают все функции НАЙТИ/ПОИСК, которые помогут вам выделить конкретный текст в наборе данных. Обе функции очень похожи в том, что они делают, за исключением одного важного отличия — функция =НАЙТИ возвращает только совпадения с учетом регистра. Между тем функция =ПОИСК таких ограничений не имеет. Эти функции особенно полезны при поиске аномалий или уникальных идентификаторов.

В этом примере я хотел найти количество раз, когда «Gui» появлялся в Guiding Tech, для чего я использовал формулу = НАЙТИ (A2, B2), которая дала результат 1. Теперь, если бы я хотел найти количество раз ‘ gui’ вместо этого появился в Guiding Tech, мне пришлось бы использовать формулу =ПОИСК, потому что она не чувствительна к регистру.

Формула поиска: =НАЙТИ(найти_текст, внутри_текста, [start_num])

Формула поиска: =ПОИСК(найти_текст, внутри_текста, [start_num])

Овладейте анализом данных

Эти основные функции Microsoft Excel, безусловно, помогут вам в анализе данных, но этот список — лишь верхушка айсберга. Excel также включает в себя несколько других расширенных функций для достижения определенных результатов. Если вы хотите узнать больше об этих функциях, сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.

Далее: если вы хотите использовать Excel более эффективно, вам следует ознакомиться со следующей статьей, чтобы узнать о некоторых удобных сочетаниях клавиш для навигации в Excel, которые вы должны знать.

Источник